Eingestellt am 23. August 2017
Für viele kleine bis mittlere kanadische Unternehmen mit einer Eine solide Lösung für das Dokumentenmanagement ist nicht nur intelligent, sondern auch notwendig. Schließlich ist die Fähigkeit, den Überblick über Ihre Unternehmensdaten zu behalten, entscheidend, wenn Sie in der heutigen informationsbasierten Geschäftswelt überleben und Erfolg haben möchten. Um Ihr Unternehmen organisiert, wettbewerbsfähig und sicher zu halten, gibt es einige Gründe, warum ein gut konzipiertes Dokumentenverwaltungssystem genau das tun wird.
Rechnungen, Quittungen, Verträge, Berichte, Memos – alle kanadischen Unternehmen erstellen eine Vielzahl von unersetzlichen Dokumenten. Wenn Sie jedoch nicht alles im Auge behalten können, verschwenden Sie möglicherweise Zeit, Geld und Mühe, um den Spuren des Papiers nachzujagen.
Das erste, was Sie tun möchten, ist, Ihre Dokumente in Kategorien zu ordnen – Kunden, Anbieter, Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte, Finanzen, Marketing usw. – und speichern Sie sie in einem lokalisierten Ablagebereich.
Mithilfe eines Dokumentenverwaltungssystems können Sie verlegte Dateien, endlose manuelle Suchen und Produktivitätsverluste vermeiden Dinge der Vergangenheit. Ihre gesamte Sammlung von Aufzeichnungen befindet sich an einem zentralen Ort, der Ihnen Tag und Nacht sofort zur Verfügung steht.
Wenn es um Richtlinien zur Aufbewahrung und Einhaltung von Dokumenten geht, können Sie niemals vorsichtig genug sein. Einige Dokumente können für Ihren Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung sein, während andere für historische Zwecke wichtig sein können. Stellen Sie in beiden Fällen sicher, dass Sie genau wissen, welche Aufzeichnungen Sie wie lange aufbewahren müssen. Andernfalls können Sie durch zu frühes oder zu langes Vernichten von Informationen in ernsthafte finanzielle, zivil- oder strafrechtliche Schwierigkeiten geraten.
Wenn Sie ein effektives Dokumentenverwaltungssystem in Betrieb nehmen, können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Informationen im gesamten erforderlichen Umfang berücksichtigt werden Aufbewahrungsfristen und zu gegebener Zeit vernichtet.
Gutes Dokumentenmanagement bedeutet, alle Ihre Informationen im Auge zu behalten. Andernfalls haben Sie alle Hände voll zu tun, um herauszufinden, wer wann mit welchen Dokumenten umgegangen ist. Um Verwirrung (und unnötige Schuldzuweisungen) zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass Sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken und über ein Checkout-System verfügen, das angibt, welche Änderungen von wem vorgenommen wurden.
Mithilfe eines optimierten Audit-Trails können Sie dies auf einfache Weise tun Verfolgen Sie den Lebenszyklus Ihrer Dokumente von der Erstellung bis zur Speicherung.
Sicherheitsverletzungen, menschliches Versagen oder Naturkatastrophen – Ihre Dokumente sind einer Vielzahl von Bedrohungen ausgesetzt, die schwerwiegende Auswirkungen auf jedes kanadische Unternehmen haben können. Das Aufbewahren Ihrer Dokumente vor Ort könnte eine große Katastrophe sein, die nur darauf wartet, passiert zu werden. Warum sollten Sie mit Ihren wertvollen Informationen das Risiko eingehen, wenn Sie dies nicht müssen?
Da die Integrität Ihrer Unterlagen so entscheidend ist, sollte die sichere Aufbewahrung von Dokumenten immer ein wesentlicher Bestandteil jedes Dokumentenmanagementsystems sein. Wenden Sie sich für die sicherste Dokumentation an einen professionellen externen Speicheranbieter.
Verfügen Sie nicht über ein effektives Dokumentenverwaltungssystem? Vielleicht ist es an der Zeit, dass Sie es tun. Mit dem richtigen Plan und der Hilfe eines externen Speicheranbieters kann Ihr kanadisches Unternehmen effizienter arbeiten und so die Produktivität steigern und Geld sparen.
Hier bei BCRMS wissen wir, worauf es ankommt, um das perfekte Dokumentenmanagementsystem zu entwickeln Ihre kanadische Firma. Kontaktieren Sie uns noch heute, um alle geschäftlichen, rechtlichen und behördlichen Auflagen zu erfüllen!
